Chegamos àquele período crítico do ano. O momento em que a escolha de um único “check-box” na sua declaração de impostos pode significar centenas de milhares de reais a mais (ou a menos) no caixa da sua empresa em 2026.
Para PMEs do setor de serviços em São Paulo, a escolha entre Lucro Real e Lucro Presumido é, talvez, a decisão financeira mais importante do ano.
O problema? A maioria dos empresários escolhe “por inércia”. Eles caem no Lucro Presumido quando abrem a empresa e ficam lá por anos, sem nunca fazer as contas. Eles assumem que, por ser mais “simples”, é o mais barato. Em um mercado competitivo como o de SP, onde cada real de margem conta, “simples” quase nunca significa “lucrativo”.
A verdade é que não existe um “melhor” regime. Existe o regime ideal para a sua estrutura de custos e sua margem de lucro. E para empresas de serviço, a diferença entre os dois é um abismo.
Como especialistas em contabilidade consultiva em São Paulo, preparamos este guia para que você tome essa decisão com base em matemática, não em “achismo”.
Entendendo o Lucro Presumido: A Armadilha da Alíquota de 32%
O Lucro Presumido é o favorito das PMEs de serviço pela sua simplicidade. O governo, literalmente, “presume” o seu lucro e você paga impostos sobre essa presunção.
Como Funciona para Empresas de Serviço?
Para a maioria das atividades de serviço (consultorias, agências de publicidade, desenvolvedores de software, etc.), a regra é:
- Presunção de Lucro: A Receita Federal presume que seu lucro é de 32% sobre o seu faturamento bruto.
- Impostos (IRPJ e CSLL): Você paga o Imposto de Renda (IRPJ) e a Contribuição Social (CSLL) sobre essa base de 32%.
- Impostos (PIS e COFINS): Você paga 3,65% (somados) sobre o seu faturamento bruto total. Este é um regime cumulativo, ou seja, você não toma crédito sobre seus custos.
Os Prós e Contras para Serviços
- PRÓ: É simples de apurar. Se sua margem de lucro real for muito alta (ex: 50% de lucro líquido), você se dá bem, pois paga imposto “apenas” sobre 32%.
- CONTRA (A GRANDE ARMADILHA): Se sua margem de lucro real for baixa (ex: 15%), você se dá muito mal. Você é obrigado a pagar impostos sobre um lucro de 32% que você não teve. Além disso, você não recupera 1 centavo de PIS/COFINS sobre seus custos (aluguel, marketing, softwares, freelancers).
Entendendo o Lucro Real: Complexidade a Serviço do Lucro
O Lucro Real é exatamente o que o nome diz. Você paga impostos sobre o lucro que sua contabilidade realmente apurou.
Como Funciona para Empresas de Serviço?
- Impostos (IRPJ e CSLL): Você paga os impostos sobre o seu “Lucro Contábil” (Receitas – Custos – Despesas). Se você teve prejuízo, você não paga nada e ainda pode usar esse prejuízo para abater lucros futuros.
- Impostos (PIS e COFINS): A alíquota sobe para 9,25% (somados). Parece assustador, mas o regime é não-cumulativo.
O Poder da Não-Cumulatividade (Créditos)
Ser “não-cumulativo” significa que você ganha créditos de 9,25% sobre uma vasta gama de custos e despesas essenciais para sua operação de serviço:
- Aluguel do seu escritório em SP.
- Custos com marketing e publicidade (ex: Google Ads, Meta Ads).
- Licenças de softwares (CRM, ERPs, ferramentas de design).
- Despesas com energia elétrica.
- Subcontratação de outros serviços (freelancers PJ, por exemplo).
O Ponto de Virada: Onde o Lucro Presumido Deixa de Valer a Pena para Serviços?
Aqui está o cálculo que sua contabilidade deveria fazer por você todos os anos.
Para empresas de serviço, o ponto de virada (break-even) quase sempre gira em torno da sua margem de lucro real e da sua estrutura de custos.
Regra de Ouro (Simplificada): Se a sua margem de lucro líquido (o que sobra no bolso) é consistentemente menor que 32%, o Lucro Presumido é quase certamente um mau negócio.
Simulação: A Agência de TI vs. O Consultor Solo
Vamos imaginar duas PMEs de serviço em São Paulo, ambas faturando R$ 3 Milhões por ano (R$ 250k/mês).
- Empresa A: “Consultor Solo” (Margem Alta)
- Custos: Tem poucos custos. Um notebook, um software e seu próprio pró-labore.
- Margem de Lucro Real: 60%.
- Veredito: O Lucro Presumido é excelente. Ele paga imposto sobre 32% de lucro, mesmo tendo lucrado 60%.
- Empresa B: “Agência de TI” (Margem Baixa)
- Custos: Aluguel de escritório na Vila Olímpia (R$ 30k/mês), 10 funcionários (folha alta), R$ 50k/mês em licenças de software e servidores, R$ 20k/mês em marketing.
- Margem de Lucro Real: 10%.
- Veredito: O Lucro Presumido é um desastre financeiro. A empresa está pagando imposto sobre 32% (R$ 960k de lucro presumido), mas seu lucro real foi de apenas 10% (R$ 300k). Ela está pagando imposto sobre um lucro que não existe.
- A Solução: No Lucro Real, ela pagaria IRPJ/CSLL sobre seus R$ 300k de lucro real e ainda geraria créditos de PIS/COFINS sobre o aluguel, softwares e marketing, reduzindo drasticamente a carga efetiva de 9,25%.
O Limite de Faturamento de R$ 78 Milhões para 2026
Claro, existe uma regra que obriga a sua empresa a ir para o Lucro Real. Como explicamos em detalhes no nosso guia sobre o limite de faturamento do Lucro Presumido 2026, o teto é de R$ 78 milhões faturados no ano-calendário anterior (ou seja, em 2025).
Se sua PME de serviço faturou mais que R$ 78 milhões em 2025, você não tem escolha: 2026 será no Lucro Real.
O ponto estratégico é: você não deve esperar ser obrigado a mudar. Se sua margem for baixa (como a Empresa B), você deve optar pelo Lucro Real agora para parar de rasgar dinheiro.
E a Reforma Tributária 2026? Ela muda essa escolha?
Este é um ponto crucial de planejamento para 2026. A Reforma Tributária (IBS/CBS) começa seu período de transição.
Em 2026, a mudança ainda é pequena (alíquotas de “teste”), mas em 2027 o PIS/COFINS serão substituídos pela CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), que será 100% não-cumulativa (como o Lucro Real).
O que isso significa? O mundo inteiro está caminhando para o modelo do Lucro Real (não-cumulativo). Empresas que já estão no Lucro Presumido e não têm organização financeira e contábil para gerenciar créditos estarão em pânico em 2027.
Escolher o Lucro Real em 2026 (se for vantajoso) não é apenas uma economia fiscal, é um preparo estratégico para a nova realidade tributária do Brasil.
Conclusão: A Resposta está no Diagnóstico (Não na Inércia)
Qual o melhor regime para sua empresa de serviço em SP em 2026? A resposta é: depende.
- Depende da sua margem de lucro real.
- Depende da sua estrutura de custos (aluguel, folha, marketing, softwares).
- Depende de quão organizada é a sua gestão financeira.
Manter-se no Lucro Presumido por inércia é o erro mais comum e mais caro que gestores de PMEs em São Paulo cometem.
A única forma de saber a resposta é através de um Estudo de Planejamento Tributário. É um diagnóstico onde colocamos seu faturamento e todos os seus custos em uma simulação, calculando seu imposto exato no Cenário A (Presumido) e no Cenário B (Real).
Isso não é um “serviâo extra”; é a base da análise de uma contabilidade consultiva. Tomar essa decisão com base em números é o primeiro passo para um 2026 mais lucrativo.
FAQ: Perguntas Frequentes sobre Regimes Tributários para Serviços
Uma empresa de serviço em SP pode ser do Simples Nacional em 2026?
R: Sim, desde que fature até R$ 4,8 milhões/ano. No entanto, muitas atividades de serviço (como consultoria, TI, publicidade) caem no Anexo V, que só é vantajoso se a folha de pagamento (“Fator R”) for alta (acima de 28% do faturamento). Para muitas PMEs, o Lucro Presumido ou Real acaba sendo mais barato que o Simples.
Quais custos de serviço geram créditos de PIS/COFINS no Lucro Real?
R: Os principais são: aluguéis de prédios e máquinas, energia elétrica, licenças de software, custos com marketing e publicidade (se contratados de PJs), despesas com transporte e logística, e serviços subcontratados de outras PJs. Folha de pagamento (CLT) não gera crédito.
Se minha empresa de serviço tiver prejuízo no Lucro Real, eu pago imposto?
R: Você não pagará IRPJ e CSLL, pois eles incidem sobre o lucro. E você pode usar esse “prejuízo fiscal” para abater lucros futuros, pagando menos impostos quando a empresa se recuperar. No Lucro Presimido, você paga imposto sobre os 32% presumidos, mesmo que tenha tido prejuízo.
Errei na escolha em janeiro. Posso mudar de regime no meio de 2026?
R: Não. A opção pelo regime (Lucro Real ou Presumido) é feita em janeiro, com o pagamento do primeiro imposto, e é irretratável para o ano-calendário inteiro. É por isso que o planejamento tributário no final do ano anterior é tão crítico e não pode ser feito com pressa.
