Especialidade Setorial

Contabilidade para Farmácias e Drogarias em São Paulo

Atendimento contábil-tributário para farmácias e drogarias independentes e pequenas redes em São Paulo. Tratamento do ICMS-ST de medicamentos, apuração do PIS/Cofins monofásico, segregação do mix de tarja e conveniência, controle de estoque com lote e validade e comparação de regime tributário no varejo farmacêutico.

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Em resumo

Contabilidade de farmácia em SP, com ICMS-ST e monofásico no centro da apuração

A contabilidade para farmácias e drogarias em São Paulo tem uma lógica distinta da de outros comércios varejistas por causa da carga concentrada de tributos indiretos sobre o medicamento. A farmácia é comércio varejista e, até R$ 4,8 milhões de faturamento anual, pode optar pelo Simples Nacional no Anexo I; acima disso, a comparação passa a ser entre Lucro Presumido, com presunção de 8% para comércio, e Lucro Real. O ponto central, porém, não é o regime em si, e sim o tratamento do ICMS por substituição tributária — quase universal nos medicamentos — e do PIS/Cofins monofásico, que na revenda de muitos itens sai com alíquota zero. A Gonçalves Contabilidade classifica cada item do mix como ST, monofásico ou tributação normal, segrega essas receitas na apuração para não recolher a mais o que já foi cobrado na cadeia e integra o controle de estoque com lote e validade à escrituração, considerando a rastreabilidade exigida pela ANVISA e o SNGPC.

O que é contabilidade para farmácias e drogarias

Contabilidade para farmácias e drogarias é o atendimento contábil-tributário especializado no varejo farmacêutico — um comércio regulado, de alto volume e margem controlada, em que a maior parte da carga tributária vem de tributos indiretos concentrados na cadeia. O eixo desse atendimento é a apuração correta do ICMS por substituição tributária (ICMS-ST) e do PIS/Cofins monofásico, além da segregação do mix de produtos entre medicamentos de tarja, itens de perfumaria e conveniência. Envolve ainda a escolha e a manutenção do regime tributário adequado, a integração do controle de estoque com lote e validade e o cumprimento das obrigações de rastreabilidade junto à ANVISA, incluindo o SNGPC para controlados.

Diferentemente de um comércio comum, a farmácia vende, no mesmo balcão, produtos com tratamentos tributários muito diferentes. O medicamento, em regra, já teve o ICMS recolhido antecipadamente por substituição tributária e o PIS e a Cofins pagos na indústria pelo regime monofásico — de modo que a revenda sai sem novo destaque desses tributos. Já parte da linha de conveniência é tributada normalmente. Isso torna a segregação item a item o núcleo técnico do setor: classificar corretamente cada produto na entrada e separar as receitas na apuração. A Gonçalves Contabilidade trata esse ponto como rotina, porque no varejo farmacêutico a economia legítima nasce da apuração precisa, e não de promessa de redução de imposto.

Balcão e prateleiras de medicamentos em uma farmácia

Para quem é este atendimento

  • Farmácias e drogarias independentes — estabelecimentos de bairro com alto volume de itens e mix de medicamento, perfumaria e conveniência.
  • Pequenas redes de farmácia — dois ou mais pontos que precisam de apuração consolidada e controle de estoque padronizado entre lojas.
  • Farmácias de manipulação — operações que combinam venda no varejo com produção sob prescrição, com particularidades de custo e classificação fiscal.
  • Drogarias em transição de regime — negócios que se aproximam do teto do Simples e precisam comparar Lucro Presumido e Lucro Real.
  • Sucessão e abertura de novo ponto — donos ampliando a operação ou organizando a estrutura societária do negócio farmacêutico.

Para operações muito pequenas, em início e ainda sem volume relevante, um pacote contábil mais enxuto costuma fazer mais sentido — e avaliamos isso com transparência antes de propor qualquer escopo. Farmacêuticos responsáveis técnicos devem observar também as normas do conselho da profissão e da ANVISA ao definir a estrutura e a operação do estabelecimento.

Qual regime tributário vale para uma farmácia?

A farmácia é comércio varejista, e por isso a lógica de regime é a do comércio — mas com uma ressalva decisiva: boa parte da receita vem de itens com ICMS-ST e PIS/Cofins monofásico já recolhidos na cadeia. Qualquer que seja o regime, esses valores precisam ser segregados para não pagar de novo o que já foi cobrado antes.

Simples Nacional — Anexo I. Dentro do teto de R$ 4,8 milhões de faturamento anual, a farmácia pode optar pelo Simples, tributada pelo Anexo I do comércio, conforme a Lei Complementar nº 123/2006. É necessário segregar, dentro do DAS, as receitas de ICMS-ST e de monofásico para não recolher a mais.

Lucro Presumido — presunção de 8%. Para comércio, a base de cálculo do IRPJ presume 8% da receita (e 12% para a CSLL). Costuma entrar em cena quando o faturamento ultrapassa o teto do Simples ou quando a estrutura de custos indica vantagem. PIS e Cofins, no Presumido, são cumulativos, o que muda a conta em relação ao Real.

Lucro Real. Aqui PIS e Cofins são não cumulativos e o lucro efetivo é a base do IRPJ e da CSLL. Pode ser vantajoso para farmácias com margem apertada, volume alto e boa apuração de créditos — mas exige escrituração mais robusta e controle rigoroso do monofásico, já que grande parte da receita não gera débito dessas contribuições.

Cada rota produz uma carga efetiva diferente, e no varejo farmacêutico o peso do ICMS-ST e do monofásico distorce comparações feitas apenas pela alíquota nominal. Por isso a Gonçalves simula com os dados reais da farmácia antes de indicar o caminho. Esta comparação é informativa e não substitui a análise individual do caso.

Por que o ICMS-ST é o ponto central da farmácia?

A substituição tributária do ICMS é quase universal no setor farmacêutico. Na maior parte dos medicamentos, o ICMS de toda a cadeia é recolhido antecipadamente por um contribuinte substituto — em geral a indústria ou o distribuidor — sobre uma base presumida de venda ao consumidor final, formada pela margem de valor agregado ou pelo preço máximo ao consumidor definido em cada operação. Quando a farmácia revende o produto, o imposto já foi recolhido antes, e a saída ocorre sem novo destaque de ICMS: o estabelecimento não credita na entrada nem debita na saída dos itens sob ST, e escritura essas operações em campos próprios, separadas das mercadorias de tributação normal. É essa mecânica que retira do balcão da farmácia o cálculo do ICMS sobre a venda e desloca o esforço para a origem da cadeia. O regime e a lista de produtos sujeitos à ST no Estado seguem a legislação estadual; consulte a orientação oficial da SEFAZ-SP sobre substituição tributária.

Na prática contábil, isso desloca o trabalho para a classificação e a conferência. Cada item de entrada precisa ser identificado como sujeito ou não à ST, escriturado com o imposto já retido na origem e conferido quanto à base presumida usada na cadeia. Uma farmácia trabalha com milhares de códigos, e um erro de classificação — tratar como ST algo que não é, ou vice-versa — leva a recolhimento indevido ou a autuação estadual. Por isso a apuração do ICMS-ST não é tarefa pontual: é conferência recorrente sobre o cadastro de produtos e sobre as notas de entrada, mês a mês, para que a farmácia não pague imposto já recolhido nem deixe de recolher o que é devido.

Como funciona o PIS/Cofins monofásico de medicamentos?

O regime monofásico concentra a cobrança do PIS e da Cofins em uma única etapa da cadeia — a indústria ou o importador. A Lei nº 10.147/2000 estabelece, para os medicamentos e para diversos itens de perfumaria, higiene pessoal e cosmético relacionados em seus anexos, alíquotas concentradas nesse início da cadeia. Como a contribuição já foi paga lá atrás, a revenda desses produtos pelo varejo ocorre com alíquota zero de PIS e Cofins.

Para a farmácia, a consequência é direta: a receita da venda de itens monofásicos não pode ser tributada novamente por PIS e Cofins. Deixar de segregar essas receitas na apuração é um erro comum e caro, porque leva o estabelecimento a recolher contribuição sobre uma base que já foi tributada na origem. A escrituração precisa separar, produto a produto, o que é monofásico do que é tributado normalmente — parte da linha de conveniência e de itens não listados na lei. Na prática, isso significa manter o cadastro fiscal de cada produto atualizado, marcar corretamente a natureza da receita na EFD-Contribuições e conferir se o sistema de frente de caixa está classificando o item conforme o anexo da lei, e não pelo hábito do operador. Essa segregação vale para qualquer regime e é uma das principais fontes de recolhimento a mais quando a contabilidade da farmácia não trata o monofásico com o cuidado que ele exige, sobretudo em estabelecimentos de alto volume e mix amplo.

O que entregamos

Apuração de ICMS-ST

Classificação item a item dos produtos sujeitos à substituição tributária, escrituração das entradas com o imposto já retido e conferência da base presumida — para que a farmácia não recolha ICMS já pago na cadeia nem deixe de recolher o devido.

Segregação do monofásico

Separação, produto a produto, das receitas de PIS/Cofins monofásico daquelas tributadas normalmente, evitando o recolhimento a mais de contribuição sobre itens que saem com alíquota zero na revenda.

Comparação de regimes

Simulação de Simples Nacional (Anexo I), Lucro Presumido com presunção de 8% e, quando aplicável, Lucro Real — com os números reais da farmácia e o peso correto de ST e monofásico na conta.

Controle de estoque

Integração do sistema de gestão da farmácia à contabilidade, com estoque por lote e validade, registro de perdas por vencimento e apuração do custo da mercadoria vendida — o estoque é ativo relevante no balanço do setor.

Mix de tarja e conveniência

Tratamento separado de medicamentos, perfumaria, cosmético, higiene e conveniência, com a classificação fiscal correta de cada grupo — porque o mesmo balcão reúne itens com tributação bem diferente.

Obrigações acessórias

Entrega tempestiva de DAS, EFD-Contribuições, EFD ICMS/IPI, ECD e ECF conforme o regime, além de folha e pró-labore — o conjunto de obrigações que a farmácia PJ precisa manter regular.

DRE gerencial

DRE gerencial mensal com margem por linha de produto, dando ao dono a leitura clara da rentabilidade real de cada frente — base para decisões de compra, precificação e composição do mix.

Contabilidade consultiva

O contador participa da decisão, não só do registro. Reuniões periódicas para revisar regime, apuração de ST e monofásico, estoque e cenário da Reforma junto ao dono da farmácia.

O que a Reforma Tributária muda para as farmácias?

A Reforma Tributária substitui gradualmente ICMS, ISS, PIS e Cofins pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e pela CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), num modelo de não cumulatividade ampla. Para o varejo farmacêutico, dois pontos merecem acompanhamento próximo. O primeiro é o destino da substituição tributária e do regime monofásico, que estruturam hoje a tributação do medicamento e serão reorganizados na transição. O segundo é o tratamento diferenciado previsto para medicamentos: a Lei Complementar nº 214/2025 estabelece regras específicas para determinados produtos da área de saúde, o que exige leitura atenta item a item.

Isso não significa paralisia. Significa que o cadastro de produtos, a classificação fiscal e a apuração precisam estar organizados antes da virada, porque a farmácia que já mantém o mix bem segregado hoje entra na transição com base sólida. A mudança é gradual — 2026 é ano de teste, a CBS começa a valer em 2027 e o IBS entra em 2029, com regime pleno em 2033. Há tempo para adequar cadastro e sistema, desde que o diagnóstico comece cedo. Esta é uma análise geral; o impacto exato depende do mix e da operação específica de cada estabelecimento.

Perguntas Frequentes

Por que o ICMS-ST pesa tanto na contabilidade de farmácias?

Porque a substituição tributária do ICMS é quase universal no setor farmacêutico. Na maior parte dos medicamentos, o ICMS de toda a cadeia é recolhido antecipadamente por um único contribuinte substituto — normalmente a indústria ou o distribuidor — sobre uma base presumida de venda ao consumidor. Quando a farmácia revende essa mercadoria, o ICMS já foi recolhido antes, e a operação sai sem novo destaque do imposto. O trabalho contábil está em identificar corretamente cada item como ST ou não ST, escriturar a entrada com o imposto já retido e conferir se a base presumida usada na cadeia foi coerente. Erro nessa classificação leva a recolhimento indevido ou a autuação.

O que é o PIS/Cofins monofásico e como ele afeta a farmácia?

O regime monofásico concentra a cobrança de PIS e Cofins em uma única etapa da cadeia — a indústria ou o importador. A Lei nº 10.147/2000 define, para boa parte dos medicamentos e itens de higiene e cosmético listados, alíquotas concentradas nesse início da cadeia. Na revenda pelo varejo, esses produtos saem com alíquota zero de PIS e Cofins, já que a contribuição foi paga antes. Para a farmácia, isso significa que a receita da venda desses itens não pode ser tributada de novo por PIS e Cofins, e a escrituração precisa segregar o que é monofásico do que é tributado normalmente — como parte da linha de perfumaria e conveniência não listada.

Farmácia pode ficar no Simples Nacional?

Sim. A farmácia é comércio varejista e, dentro do teto de R$ 4,8 milhões de faturamento anual, pode optar pelo Simples Nacional, tributado pelo Anexo I. O ponto de atenção é que, no Simples, os valores de ICMS-ST e de PIS/Cofins monofásico já recolhidos na cadeia devem ser segregados da receita, para não pagar novamente dentro do DAS o que já foi cobrado antes. Sem essa segregação correta, a farmácia recolhe a mais. Acima do teto do Simples, ou quando a margem e a estrutura de custos indicam, a comparação passa a ser entre Lucro Presumido e Lucro Real, decidida com os números reais da operação.

Como o controle de estoque com lote e validade entra na contabilidade?

A farmácia trabalha com alto volume de itens, controle de lote e data de validade e obrigações de rastreabilidade junto à ANVISA, inclusive o SNGPC para medicamentos controlados. Esse controle não é só logístico: ele afeta a contabilidade. O estoque é ativo relevante no balanço de uma farmácia, perdas por vencimento precisam ser registradas e a apuração de tributos depende da classificação fiscal correta de cada item. Integrar o sistema de gestão da farmácia à contabilidade permite que estoque, custo da mercadoria vendida e apuração tributária conversem entre si, reduzindo divergência e risco.

Medicamento de tarja e item de conveniência têm o mesmo tratamento tributário?

Não. É por isso que a apuração de uma farmácia exige atenção ao mix. Boa parte dos medicamentos está sob ICMS-ST e sob PIS/Cofins monofásico, saindo sem novo destaque desses tributos na revenda. Já parte da linha de perfumaria, cosmético, higiene e conveniência pode ter tratamento diferente — alguns itens são monofásicos, outros são tributados normalmente. Como a farmácia vende os dois grupos no mesmo balcão, a escrituração precisa separar item a item o que é ST, o que é monofásico e o que é tributação normal. Essa segregação é o núcleo técnico da contabilidade do setor.

Atendem farmácias e drogarias em São Paulo e na Grande SP?

Sim. Atendemos farmácias e drogarias independentes e pequenas redes na capital e em toda a Grande São Paulo, a partir da sede na Vila Guilherme, Zona Norte. O perfil típico é o de estabelecimentos de alto volume e margem controlada, em que a economia legítima vem da apuração correta do ICMS-ST e do monofásico e do controle de estoque, não de promessa de redução de imposto. Fazemos o diagnóstico do regime e da apuração atual antes de propor escopo, com transparência sobre o que faz sentido para cada operação.

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Para aprofundar

Igor Gonçalves, sócio-contador da Gonçalves Contabilidade

Por Igor Gonçalves — Sócio-Contador e Responsável Técnico

Conteúdo revisado e validado pelo responsável técnico do escritório

Formado em Ciências Contábeis pela FECAP, pós-graduado pela FIPECAFI, registrado no CRC-SP sob o nº 2SP016547. À frente da Gonçalves Contabilidade desde 2018, escritório fundado por Sebastião Gonçalves em 1991. Conheça a história da Gonçalves ou fale direto com o nosso time: (11) 2218-6640.

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Aviso. Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a consultoria contábil ou tributária individual. Alíquotas, faixas, listas de produtos sujeitos à substituição tributária e ao regime monofásico e demais regras citadas refletem a legislação vigente na data de publicação e podem ser alteradas — em especial durante a transição da Reforma Tributária. A classificação fiscal de itens, a escolha de regime tributário e a apuração de ICMS-ST e de PIS/Cofins exigem análise documental específica de cada estabelecimento. Em conformidade com o Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01), não há promessa de resultado nem garantia de economia tributária sem avaliação prévia do caso concreto.